Если вы открыли этот чек-лист в надежде увидеть рекомендации из серии "как упорядочить рабочие заметки" или "в какой программе создать карту памяти", то можете с чистой совестью закрывать его.

Этот чек-лист разработан для предпринимателей или тех, кто собирается открыть своё дело, и планирует получать желаемую прибыль, сокращать убытки и "текучку" кадров, уйти от операционки и наращивать обороты. При этом оставляя время на себя и всё что угодно помимо бизнеса. Поехали!

1. CRM — или системы, включающие функции CRM, — автоматизирует процессы работы с клиентами (customer service) и процессы продаж. Это IT-решение должно быть в любой организации, цель которой зарабатывать деньги. Так что если вы уже работаете с CRM — это уже зачёт.

Но одно дело — установить CRM-систему, другое — интегрировать её в свой бизнес, т.е. осуществить необходимые настройки и запустить в работу. На этом этапе как раз становится понятно, насколько хорошо у вас работают процессы работы с клиентами и продаж. Если после внедрения вы почувствовали, что:

• управлять воронкой продаж стало быстрее и проще;
• вы видите и понимаете путь клиента;
• затраты на операционку сократились;
• сотрудники, работающие с клиентами, показывают лучший результат, а вы отошли от операционной деятельности…

… значит с процессами всё в порядке и с настройками системы тоже. В противном случае, есть над чем поработать.

2. Сайт и интеграции с ним. Сайт уже давно не просто "визитная карточка" бизнеса и набор красивых картинок. Это инструмент коммуникации с заказчиком, осуществления продаж и, конечно, маркетинга. Поэтому его наличие жизненно необходимо для бизнеса. Кроме того, сайт должен работать качественно (казалось бы, очевидно, но на деле не всем) и быть интегрирован (как минимум):

• с CRM;
• с почтой;
• с мессенджерами.

И главное, сайт должен быть частью процессов, а не его придатком. В противном случае — это уже не инструмент бизнеса.

Например, если через сайт собираются лиды, то он должен быть интегрирован с CRM. Таким образом, все лиды будут фиксироваться в системе и сотрудники, ответственные за их обработку, будут получать незамедлительно сообщение о новом лиде, а также иметь базу лидов для работы с ней.

Ещё пример: если на сайте есть возможность оформить заказ, то он также должен быть интегрирован с CRM. Так, сотрудники смогут оперативно взять его в обработку, и бонусом в CRM будет храниться клиентская база и история заказов.

Что касается интеграции с почтой и мессенджерами — эти функции нужны сотрудникам для уведомлений и быстрой связи с лидами или клиентами.

3. Аналитика. Или аналитические инструменты для поддержки процесса принятия решений на всех уровнях управления. Такие инструменты есть в составе CRM и сайта. Но, во-первых, этого не достаточно, во-вторых, не даёт полной картины. Бизнес — это система, в которой всё взаимосвязано, и есть внешние и внутренние факторы, которые влияют на него в большей степени. Первое, что нужно сделать владельцу бизнеса — найти, что это за факторы и по каким критериям их можно оценить для принятия решений: операционных, тактических, стратегических.

Далее необходимо определить источники: откуда можно получить необходимые данные для оценки критериев, в каком виде они лучше всего будут давать представление о происходящем (таблицы, графики…) и с какой регулярностью. Речь идет о внедрении сервисов формирования отчетов или BI-системы.

4. Оперативные уведомления. Нужны руководителю, чтобы держать руку на пульсе без траты времени на участие в операционной деятельности. Они освобождают массу времени и дают ощущение контроля, а значит спокойствия. Для этого нужно всего лишь выстроить процессы и понимать, результаты каких этапов интересно отслеживать.

Например, согласно процессу после получения заявки, менеджер должен связаться с заказчиком в течение 1 часа. Если этого не произошло, руководитель получает, например, уведомление в Telegram, что по процессу "название" произошёл сбой "такой-то", ответственный "имя". Сбои также можно классифицировать на критичные/средние/некритичные при необходимости.

5. Единое хранилище данных. Такие сведения, как перечень товаров и услуг, список сотрудников, поставщиков и подрядчиков, должны вестись и храниться в одном месте. Где бы вы их не использовали, источник такой информации должен быть единственный. В противном случае вы и ваши сотрудники будете тратить массу времени и ручного труда на поддержание достоверности и целостности этой информации, повышая риск критичных ошибок для бизнеса.

Т.е. вести каталог товаров и их количество отдельно на сайте, отдельно в учетной системе и ещё в нескольких Excel таблицах — не вариант.

Владельцы бизнеса должны понимать, что для достижения целей нельзя пренебрегать процессами. Налаженные бизнес-процессы — обязательный атрибут успешной компании, который превращает хаос в управляемую и масштабируемую систему. Выстроить работающие бизнес-процессы может быть непросто, но, поверьте, оно стоит того!