Моим заказчиком стала международная фармацевтическая компания, которая занимается продукцией для госпитального сектора. Количество сотрудников головного офиса - 300 человек. Реализация товаров для медицинских компаний осуществляется через дистрибьюторов по гос. контрактам.

Проблемы, с которыми столкнулась компания:

С помощью сбора отчетов от дистрибьюторов каждый месяц компания контролировала остатки товаров на складах и мониторила результаты конечных продаж. Отчетные материалы предоставлялись не в едином стиле и нуждались в дополнительной обработке. Затем работники компании каждый месяц создавали общий отчет.

Казалось бы работа шла, но компания все же имела ряд проблем:

• трудозатратность процесса: сотрудники выполняли задачи вручную,
• высокий риск совершить ошибку: конечный результат зависел от степени внимательности сотрудника,
• вероятность принятий решений на основе некорректной информации,
• в компании не была внедрена автоматизация, что тормозило процесс работы. Поэтому в быстрые сроки получить и использовать информацию было невозможно,
• из-за вышеперечисленных пунктов эффективность процесса продаж была низкой.

Решение:

Проанализировав текущее положение дел, я определила, что справиться с вышеперечисленными задачами поможет внедрение BI-инструмента. После тендера и просмотра всех предложений, отвечающих запросам бизнеса, я порекомендовала заказчику систему интерактивной аналитики Tableau.

В рамках разработки и внедрения решения я реализовала следующие действия:

• определила роли сотрудников, а именно их функции в процессах, какие сводные отчеты они могут смотреть, и какие ограничения предусмотрены для каждой роли;
• реализовала автоматический сбор необходимой информации из отчетов дистрибьюторов в зависимости от формата его предоставления,
• спроектировала алгоритм предварительной обработки информации из отчетов дистрибьюторов в зависимости от особенностей его формирования,
• подготовила шаблоны сводных отчетов

После разработки решения мы перешли к следующему шагу - внедрение. Чтобы BI стало рабочим инструментом бизнеса и сотрудники быстро адаптировались к новому решению, были осуществлены следующие меры:

• для знакомства сотрудников с системой интерактивной аналитики Tableau я провела вебинар. На онлайн-мероприятии рассказала, какие изменения произошли, ответила на вопросы и провела отработку возражений;
• кроме того, я внедрила систему help desk, через которую сотрудники отправляли вопросы, жалобы и предложения по поводу нового сервиса. Это решение помогло отрабатывать запросы от 5 минут до 2 часов в зависимости от срочности;
• создала инструкцию для пользователей, которая отвечала на популярные вопросы о новой системе и вела сотрудников по процессу;
• по истечении 3 месяцев пользования системой я организовала очный вебинар (участвовали сотрудники со всей России), который помог получить живую обратную связь и ответить на все оставшиеся вопросы

Что заказчик получил в итоге:

• за счет внедрения автоматизации мы добились прозрачности и управляемости рабочего процесса,
• траты компании на обеспечение процесса продаж снизились на 500 тыс. руб. в месяц,
• потери компании из-за несоответствия запасов спросу сократились на 3 млн. руб. в месяц,
• на 20% выросли продажи компании уже в первые месяцы использования инструмента,
• достоверность прогнозов производства и поставок выросла до 90%.